क्रेडिट मेमो क्या है?

क्रेडिट मेमो वह दस्तावेज़ है जो विक्रेता ग्राहक पर बकाया राशि घटाने के लिए जारी करता है, आम तौर पर किसी वापसी, कीमत की गलती, छूट या बिलिंग की ग़लती के कारण। यह डेबिट मेमो का उल्टा है और इसे क्रेडिट नोट भी कहते हैं।

यह कैसे काम करता है

इनवॉइस भेजे जाने के बाद आम तौर पर उसे बदलना नहीं चाहिए, क्योंकि अब दोनों पक्षों के पास उसका रिकॉर्ड है। इसकी जगह आप एक क्रेडिट मेमो जारी करते हैं जो मूल इनवॉइस की ओर इशारा करता है और हटाई जा रही राशि बताता है।

क्रेडिट मेमो में ये दिखना चाहिए:

• एक अनोखा क्रेडिट मेमो नंबर और तारीख़।
• वह मूल इनवॉइस नंबर जिसे यह समायोजित करता है।
• ग्राहक का नाम और विवरण।
• कारण, जैसे “लौटाया गया आइटम” या “कीमत में सुधार”।
• जिन लाइन आइटम या राशि का क्रेडिट दिया जा रहा है, टैक्स सहित।
• नया बैलेंस, या यह टिप्पणी कि ग्राहक के पास क्रेडिट है।

क्रेडिट का इस्तेमाल तीन तरह से हो सकता है: खुले इनवॉइस पर लगाया जाए, अगले इनवॉइस के लिए स्टोर क्रेडिट के रूप में रखा जाए, या रिफ़ंड के रूप में चुकाया जाए। क्रेडिट मेमो आपका एकाउंट्स रिसीवेबल घटाता है क्योंकि ग्राहक पर अब कम बकाया है।

उदाहरण

एक टाइल ठेकेदार किसी गृहस्वामी को इनवॉइस भेजता है और बाद में पाता है कि ज़्यादा बिल बन गया।

टैक्स की राशि आप सेल्स टैक्स कैलकुलेटर से जाँच सकते हैं।

इसे कब इस्तेमाल करें

1. ग्राहक सामान लौटाता है या काम का कुछ हिस्सा रद्द करता है।
2. इनवॉइस भेजने के बाद आपको कीमत, मात्रा या टैक्स की गलती मिलती है।
3. आप छूट या सद्भावना में कटौती पर सहमत होते हैं।
4. सामान क्षतिग्रस्त पहुँचता है और आपको भत्ता देना है।

अगर आपको बस नए सिरे से शुरुआत करनी है, तो आप पूरे इनवॉइस का क्रेडिट मेमो जारी करके नया, सही इनवॉइस भेज सकते हैं। बदले का इनवॉइस मुफ़्त इनवॉइस जनरेटर से बनाएँ।

संबंधित शब्द

• डेबिट मेमो: ग्राहक पर बकाया राशि बढ़ाता है।
• एकाउंट्स रिसीवेबल: वह बैलेंस जिसे क्रेडिट मेमो घटाता है।
• लाइन आइटम: इनवॉइस पर एक शुल्क।
• राइट-ऑफ़: ऐसे बिना चुकाए इनवॉइस को हटाना जिसकी वसूली नहीं होगी।