Glossar
Was ist eine Gutschrift (Credit Memo)?
Eine Gutschrift senkt den Betrag, den ein Kunde nach der Rechnung schuldet. Wann Sie sie nutzen, wie sie sich von einer Erstattung unterscheidet, mit Beispiel.
Aktualisiert am · Von PayToMe Editorial
Eine Gutschrift (Credit Memo) ist ein Dokument, das ein Verkäufer ausstellt, um den Betrag zu verringern, den ein Kunde schuldet, meist wegen einer Rücksendung, eines Preisfehlers, eines Rabatts oder eines Abrechnungsfehlers. Sie ist das Gegenstück zur Belastungsanzeige und wird auch Credit Note genannt.
So funktioniert es
Sobald eine Rechnung versendet ist, sollten Sie sie in der Regel nicht mehr ändern, weil beide Seiten nun einen Beleg haben. Stattdessen stellen Sie eine Gutschrift aus, die auf die ursprüngliche Rechnung verweist und den abgezogenen Betrag nennt.
Eine Gutschrift sollte enthalten:
- Eine eindeutige Gutschriftsnummer und das Datum.
- Die Nummer der ursprünglichen Rechnung, die sie korrigiert.
- Name und Angaben des Kunden.
- Den Grund, etwa „zurückgesendeter Artikel“ oder „Preiskorrektur“.
- Die gutgeschriebenen Positionen oder den Betrag, einschließlich Steuer.
- Den neuen Saldo oder einen Hinweis, dass der Kunde ein Guthaben hat.
Die Gutschrift kann auf drei Arten verwendet werden: auf die offene Rechnung angerechnet, als Guthaben für die nächste Rechnung behalten oder als Erstattung ausgezahlt. Eine Gutschrift senkt Ihre Debitoren, weil der Kunde nun weniger schuldet.
Beispiel
Ein Fliesenleger stellt einem Hausbesitzer eine Rechnung und stellt später eine Überberechnung fest.
Steuerbeträge können Sie mit dem Umsatzsteuerrechner prüfen.
Wann Sie eine Gutschrift nutzen
- Ein Kunde sendet Waren zurück oder storniert einen Teil eines Auftrags.
- Sie finden nach dem Versand der Rechnung einen Preis-, Mengen- oder Steuerfehler.
- Sie vereinbaren einen Rabatt oder einen Nachlass aus Kulanz.
- Waren kommen beschädigt an und Sie schulden einen Nachlass.
Wenn Sie einfach neu anfangen möchten, können Sie eine Gutschrift über die gesamte Rechnung ausstellen und eine neue, richtige Rechnung senden. Erstellen Sie die Ersatzrechnung mit dem kostenlosen Rechnungsgenerator.
Verwandte Begriffe
- Belastungsanzeige: erhöht, was ein Kunde schuldet.
- Debitoren: der Saldo, den eine Gutschrift verringert.
- Position: eine einzelne Berechnung auf einer Rechnung.
- Abschreibung: eine unbezahlte Rechnung ausbuchen, die Sie nicht eintreiben werden.