Rechnungen in mehreren Währungen: in Währung und Sprache Ihres Kunden abrechnen

Rechnungen in mehreren Währungen bedeuten, dass Sie eine Rechnung in der Währung senden, die Ihr Kunde tatsächlich nutzt, mit Beträgen im erwarteten Format und einer Steuer, die so heißt, wie sie in seinem Land genannt wird. Mit PayToMe wählen Sie einen Kunden in Tokio oder Kuwait-Stadt, legen die Rechnungswährung fest (oder eine Standardwährung beim Kunden), und die Beträge werden für diese Währung formatiert, ohne dass Sie rechnen müssen. Der Wechsel der Rechnungstexte in die Sprache des Kunden ist in Entwicklung. Diese Seite erklärt, wie das funktioniert, warum manche Währungen null oder drei Dezimalstellen haben und worauf Sie bei Wechselkursen achten sollten.

So funktionieren Rechnungen in mehreren Währungen

Eine Rechnung ins Ausland heißt meist raten: welche Währung, welches Format, wie die Steuer heißt. PayToMe ist so gebaut, dass das Raten entfällt.

So wird eine Rechnung in Euro aussehen:

Währungen mit null, zwei und drei Dezimalstellen

Die meisten Währungen, mit denen Sie zu tun haben, haben zwei Dezimalstellen: 100 Cent im Dollar oder Euro. Nicht alle, und das ist eine der häufigsten Ursachen für falsche Rechnungen.

Währung	Code	Dezimalstellen	Beispiel
US-Dollar	USD	2	1,250.00
Euro	EUR	2	1,250.00
Japanischer Yen	JPY	0	1,250
Kuwaitischer Dinar	KWD	3	1.250

Die Zahl der Dezimalstellen stammt aus dem Währungsstandard ISO 4217, der für jede Währung eine Untereinheit angibt. Zahlungsanbieter veröffentlichen eigene Tabellen, und einige weichen vom Standard ab. Prüfen Sie daher die Dokumentation Ihres Anbieters, wenn Sie Zahlungen in ungewöhnlichen Währungen annehmen.

Warum das Rechnungen kaputt macht

Stellen Sie sich Software vor, die jeden Betrag als Anzahl Hundertstel speichert. Bei einer US-Dollar-Rechnung bedeutet 125000 dann 1,250.00. Wendet man dieselbe Regel auf Yen an, würde 125000 als 1,250 Yen gelesen, was um den Faktor 100 falsch ist. Der Yen hat keine Hundertstel, 125000 sollte also 125,000 Yen bedeuten.

Beim Dinar läuft das Problem in die andere Richtung. Ein KWD-Betrag von 12.500 hat drei Dezimalstellen. Runden Sie auf zwei, ändern Sie den Preis: 12.50 ist hier richtig, aber 12.755 würde zu 12.76, eine Differenz von 5 Fils, die sich über viele Positionen summiert.

Die Rechnungs-Engine von PayToMe rechnet in ganzzahligen kleinsten Einheiten und wendet die Dezimalstellenzahl jeder Währung an, sodass das Runden exakt und wiederholbar ist. Der KI-Assistent Via berechnet nie Summen.

Lokale Steuerbezeichnungen

Die Steuer heißt weltweit unterschiedlich. Die falsche Bezeichnung verwirrt Kunden und deren Buchhalter.

• Vereinigte Staaten: Verkaufssteuer (sales tax), je nach Bundesstaat und manchmal Stadt oder Landkreis festgelegt.
• Europäische Union und Vereinigtes Königreich: MwSt. (VAT), Mehrwertsteuer.
• Australien, Kanada, Indien und andere: GST (Goods and Services Tax), mit Unterschieden in der Anwendung je Land.

Mit PayToMe wählen Sie den Steuersatz je Rechnung. Welche Steuer auf Ihren Verkauf anfällt, entscheidet PayToMe nicht. Das hängt davon ab, wo Sie und Ihr Kunde sitzen, was Sie verkaufen und ob einer von Ihnen registriert ist. Fragen Sie also einen Steuerberater oder Ihr Finanzamt. Die europäischen Einzelheiten finden Sie im Ratgeber zu den Pflichtangaben auf der MwSt.-Rechnung und im Glossareintrag zur MwSt..

Stolperfallen bei Wechselkursen

Währungskurse ändern sich täglich. Daraus ergeben sich drei Fragen, die Sie vor einer Rechnung ins Ausland beantworten sollten.

1. Wer trägt das Risiko? Wenn Sie in Euro abrechnen und der Euro schwächer wird, bevor Sie bezahlt werden, erhalten Sie in Ihrer Heimatwährung weniger. Zahlt der Kunde in Ihrer Währung, trägt er das Risiko.
2. Welcher Kurs und welches Datum? Zeigt eine Rechnung beide Währungen, sagen Sie, welchen Kurs Sie wann verwendet haben. Ein Kurs vom Rechnungstag ist nicht der Kurs vom Zahlungstag.
3. Was kostet die Zahlungsart? Kartennetzwerke, Banken und Zahlungsanbieter können bei Zahlungen in Fremdwährung einen Umrechnungsaufschlag oder eine Gebühr erheben. Die Beträge unterscheiden sich je nach Anbieter, prüfen Sie also den, den Sie nutzen.

Warum das wichtig ist

Ein Kunde, der eine Rechnung in seiner eigenen Währung sieht, braucht vor der Freigabe weder Taschenrechner noch Kursabfrage. Das beseitigt einen Grund für Verzögerungen.

• Eine freiberufliche Übersetzerin in Lissabon rechnet gegenüber einem Kunden in Osaka in Yen ab. Der Kunde sieht ganze Yen ohne Dezimalstellen und zahlt, ohne eine Neuberechnung zu verlangen.
• Ein Berater in Toronto rechnet gegenüber einer kuwaitischen Firma in Dinar ab. Die Beträge mit drei Dezimalstellen passen zur Buchhaltung des Kunden.
• Ein kleines Studio in Austin rechnet gegenüber einer französischen Agentur in Euro ab, mit der MwSt. so bezeichnet, wie der Buchhalter des Kunden es erwartet.

Details, auf die es ankommt

Sprache

Die Anpassung der Rechnungstexte, etwa „Fälliger Betrag“ und „Zahlungsbedingungen“, an die Sprache des Kunden, während Ihre eigenen Beschreibungen so bleiben, wie Sie sie schreiben, ist in Entwicklung.

Berichte in Ihrer Heimatwährung

Summen in Ihrer Heimatwährung, mit einem Kurs, den Sie einsehen können, sind in Entwicklung. Wie die Liquiditätsprognose umgerechnete Summen für die Planung eingehenden Geldes über Währungen hinweg darstellen wird, lesen Sie dort.

Die Rechnung bezahlen

Kunden zahlen über Online-Zahlungen in der Währung der Rechnung, soweit die Zahlungsart das unterstützt.

Heute ausprobieren

Sie können schon jetzt eine Rechnung in vielen Währungen erstellen. Melden Sie sich bei PayToMe an, wählen Sie die Währung und fügen Sie Ihre Positionen hinzu, oder öffnen Sie den kostenlosen Rechnungsgenerator, wählen Sie die Währung und fügen Sie Ihre Positionen hinzu. Er läuft in Ihrem Browser und erstellt ein PDF, das Sie senden können.