Glossar
Was ist eine Bestellnummer?
Eine Bestellnummer ist der Referenzcode, den ein Käufer einer Bestellung zuweist und die auf Ihre Rechnung gehört, damit sein Team die Zahlung zuordnen kann.
Aktualisiert am · Von PayToMe Editorial
Eine Bestellnummer ist der eindeutige Referenzcode, den ein Käufer einer Bestellung zuweist. Wenn Sie diesen Käufer in Rechnung stellen, geben Sie dieselbe Nummer an, damit sein Team Ihre Rechnung der bestellten Bestellung zuordnen kann.
Funktionsweise
Der Käufer erstellt eine Bestellung, bevor die Arbeit beginnt, und das System weist ihr eine Nummer zu, wie PO-2026-1187. Die Formate variieren von Unternehmen zu Unternehmen. Die Nummer begleitet die Bestellung durch Lieferung und Abrechnung.
Auf Ihrer Seite ist der Prozess kurz:
- Fragen Sie nach der Bestellnummer, wenn Sie den Auftrag annehmen, und bestätigen Sie den Umfang und den Preis, den sie abdeckt.
- Setzen Sie sie auf die Rechnung in einem klar beschrifteten Feld.
- Gleichen Sie die Beträge ab. Zeilenpositionen und Gesamtbeträge sollten mit der Bestellung übereinstimmen, oder Sie erklären die Differenz.
- Senden Sie die Rechnung an die Adresse, die das Debitorenteam des Kunden verwendet.
Viele größere Unternehmen zahlen eine Rechnung ohne Bestellnummer nicht, oder eine, die nicht zur Bestellung passt. Die Rechnung kann abgelehnt oder zurückgesandt werden, was die Zahlung verzögert. Fehlende Bestellnummern sind einer der häufigsten vermeidbaren Gründe für verspätete Zahlungen.
Wenn die Arbeit über die ursprüngliche Bestellung hinausgeht, fragen Sie nach einer überarbeiteten Bestellung oder einer neuen, bevor Sie zusätzliches in Rechnung stellen. Drücken Sie keine zusätzliche Arbeit unter die alte Nummer.
Beispiel
Ein Kunde stellt PO-2026-1187 über 3.600 $ aus. Sie liefern und stellen eine Rechnung.
| Feld | Wert |
|---|---|
| Rechnungsnummer | INV-0231 |
| Bestellnummer | PO-2026-1187 |
| Zeile 1: Standortbegehung, 8 Std. x 150 $ | $1.200,00 |
| Zeile 2: Bericht, 1 x 2.400 $ | $2.400,00 |
| Gesamt | $3.600,00 |
Der Gesamtbetrag entspricht der genehmigten Bestellung, daher ist der Abgleich einfach. Wenn Sie einen zusätzlichen Betrag von 400 $ hinzufügen, bitten Sie um eine Änderung der Bestellung zuerst. Fügen Sie ein Bestellnummer-Feld zu Ihrer Rechnung hinzu mit dem kostenlosen Rechnungsgenerator, und prüfen Sie, dass jede Zeilenposition mit der Bestellung übereinstimmt.
Verwandte Begriffe
- Bestellung: das Dokument, zu dem die Nummer gehört.
- Debitoren: das Team, das Ihre Rechnung bezahlt.
- Zeilenposition: die Zeilen, die mit der Bestellung übereinstimmen sollten.